Du kennst es bestimmt auch: du hast eigentlich tausend Sachen, die du machen musst und doch kommst du einfach nicht voran. Dann kommt noch eine E-Mail rein die du sofort liest und beantwortest, auf Instagram oder Facebook hat jemand dein Foto kommentiert: das schaust du dir dann ‘ganz schnell’ auch noch an und schwupps, sind schon 2,5 Stunden vorbei. Produktiv sein ist das leider nicht.
Von deinen tausend to-dos wurde noch nicht ein Punkt abgearbeitet. Und das passiert dir immer und immer wieder. Kommt dir das vielleicht bekannt vor? Mir auf jeden Fall!! Ich kenne das nur zu gut und wusste, wenn ich den Tag produktiv und effektiv planen bzw. nutzen wollte, musste eine strenge Strategie her. Einige Sachen, die ich versucht habe, haben funktioniert, andere nicht. Ich möchte dir hier meine TOP 3 Methoden zeigen, die wirklich funktionieren, wenn man sich streng an sie hält.
Aufgaben/ Ziele des Tages festlegen (1-3-2)
Bevor dein Tag startet, mache dir eine kurze Liste von den Sachen, die heute unbedingt erledigt werden müssen. Ich mache es manchmal auch den Abend davor, da ich morgens am produktivsten arbeite und ich nicht morgens Zeit hiermit verschwenden möchte. Wenn du richtig gut bist, kannst du das auch schon für eine ganze Woche machen. Bei mir hat das nicht so gut geklappt, weil ich manchmal länger oder kürzer für paar Sachen gebraucht habe, und habe entsprechend die ganze Wochenplanung durcheinander gebracht. Aus diesem Grund, finde ist das Tag für Tag Planen für mich besser.
Meine Schritte zum Aufgaben festlegen:
- Ich schreibe mir die ALLER WICHTIGSTE Aufgabe, die ich unbedingt machen muss zu erst auf. Das bedeutet also: es wird NICHTS davor gemacht, bis diese Aufgabe komplett erledigt ist. Das kann bei mir z.B. sein: Hochzeitsfotos bearbeiten, Vertrag erstellen & abschicken oder Kundengespräch führen.
- Dann, schreibe ich mir 3 etwas kleinere Aufgaben auf, wie z.B.: E-mails checken, eine Rechnung bezahlen, auf Instagram etwas posten, auf Amazon etwas für eine Fotoshooting kaufen, usw.
- Zum Schluss, schreibe ich mir 2 Sachen auf, die ‘immer’ gemacht werden könnten, sprich, es eilt nicht SO sehr. Das könnte sein: die Fahrten, die du beruflich getätigt hast, aufschreiben, die Schublade endlich aufräumen, oder Belege kopieren/abheften.
Ziel mit dieser Strategie ist, dass du ganz genau auf dem Schirm hast, was heute zu erledigen ist. Nichts wird davor gemacht, ganz egal, wie gerne oder nicht gerne du diese Aufgabe erledigst: sie muss gemacht werden. Wenn du die letzten 2 Punkte nicht erfüllst, hey, nicht so schlimm, dann setzt du diese eben am Folgetag um. So hast du aber die wichtigsten Punkte des Tages geschafft, kannst sie abhacken, warst produktiv und hast etwas Wichtiges geschafft.
E-mail, WhatsApp, Social Media feste Zeiten blocken
Dieser Punkt ist wirklich SEHR wichtig, wenn es dazu kommt produktiv zu arbeiten. Lege dir FESTE ZEITEN für dein Social Media & E-Mails fest. Es ist unglaublich, wie oft am Tag wir Menschen auf Instagram & Co. ‘abhängen’ und diese Zeit nicht effektiv für uns und unser Business nutzen. Ich mache es so: ich lege mir feste Zeiten, an denen ich meine Sozialen Netzwerke und E-Mails checke. Das ist tatsächlich paar mal am Tag, denn ich will ja mit meinen Followern, Kunden und Interessenten schnellstmöglich kommunizieren.
Wir als Unternehmerinnen können aber nicht ständig erreichbar sein, sonst würden wir ja leider nichts mehr fertiggestellt bekommen. Deshalb mache ich das so: Vormittags lege ich eine halbe-halbe-dreiviertel Stunde fest für E-Mail, WhatsApp, Insta, FB & Co, eine viertel bis Stunde gegen 15 Uhr und dann nochmal Abends um ca. 21 Uhr eine halbe Stunde. Die Zeiten dazwischen werden nicht für Social Media & Co. benutzt. Natürlich habe ich auch Tage, an denen ich dann etwas länger online bin, aber dann bin ich eben nicht so produktiv, als wenn ich diese feste Zeiten einhalte.
Pausen einlegen & mit Belohnungen arbeiten
Gönne dir auch mal eine oder mehrere Pausen. Es gab so oft Tage bei mir, an denen ich dachte, meine Augen bluten bald, da ich stundenlang Fotos bearbeitet habe. 1. Ist das nicht nur schlecht für die Augen, es ist eigentlich total unproduktiv. Man siehst konstant immer wieder das Selbe und kommt nicht auf neue Ideen. Man muss einfach mal nach ca. 2 Stunden aufstehen, sich etwas zu Essen machen oder spazieren gehen. Die Augen trocknen nicht aus, man kriegt weniger oder gar keine Kopfschmerzen, und man ist frisch für die nächste Runde.
Was ich auch schon öfters gemacht habe, ist mich selbst zu belohnen. Das funktioniert wirklich! Sachen wie ‘ich werde das jetzt fertig machen, und danach mein Mittagessen essen. Davor stehe ich hier nicht auf.’ oder ‘Wenn ich das jetzt fertig habe, werde ich mir ein Eis gönnen’ (interessant, wie jede meiner Belohnungen etwas mit Essen zu tun haben ;-)). Wenn du dir eine Belohnung für die jeweiligen Aufgaben festlegst, dann zwingst du dich selbst diese Sache zu erledigen, bevor du quasi ‘Spaß haben kannst’ und bist so motivierter sie bis zum Schluss durchzuziehen.
Bleibe diszipliniert
Ich weiss, dass es sehr schwer sein wird, diese Strategie in Tat umzuwandeln. Versuche es für eine Woche durchzuziehen und du wirst sehen, es wird dir wirklich dabei helfen, produktiver und effektiver zu arbeiten. Denke daran, du hast ein Ziel, und dieses Ziel kannst und wirst du nicht erreichen, indem du wenig oder gar nichts dafür machst. Setze dir deine persönlichen Grenzen und du wirst sehen, man kann in paar Stunden doch viel erreichen.
Ich wünsche dir ganz viel Erfolg und Spaß dabei und würde mich freuen zu wissen, was deine Gedanken zu diesem Thema sind. Kommentiere einfach hier unten im Kommentarfeld.
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